Organiser son voyage d’affaires

On ne voyage pas uniquement pour le loisir. En France, les voyages d’affaires représentent un segment de marché très prospère qui a rapporté pas moins de 28,9 milliards d’euros en 2018. Après New-York et Londres, Paris est la troisième destination des voyageurs et voyageuses d’affaires au monde. Vous êtes concerné par la mobilité professionnelle ? Suivez nos conseils pour organiser au mieux vos déplacements.

Les formalités à prévoir

Avant de partir en voyage d’affaires en France ou à l’étranger, il est essentiel de prévoir et anticiper toutes les formalités administratives :

• Vérifier la validité de son passeport et faire les démarches nécessaires si celui-ci arrive à son terme ;
• Faire les demandes de visa ;
• Anticiper les besoins sanitaires (vaccins, traitements médicaux, etc.) ;
• Souscrire à une assurance mission professionnelle.

Viennent ensuite les formalités professionnelles qui constituent certainement le motif de votre voyage. Veillez donc à vous munir de tous les documents, fichiers (numériques ou papiers) nécessaires. Pensez également à l’équipement (ordinateur portable, tablette, etc.) et mettez un soin particulier à les protéger des chocs mais également d’une éventuelle malveillance (piratage, vol de fichiers confidentiels, etc.)

Enfin, étudiez les questions pratiques comme la réservation d’un hôtel, d’un chauffeur privé, etc.

Les avantages des centres d’affaires

Une fois sur place, vous devrez probablement louer un bureau ou une salle de réunion pour rencontrer vos partenaires. L’idéal reste de faire appel à un centre d’affaires qui vous permettra d’obtenir un espace professionnel tout équipé pour la durée de votre choix. Choisissez de préférence un bureau bien situé et desservi par les transports en commun afin que chacun et chacune puisse s’y retrouver facilement. Sachez également que les centres d’affaires sont habilités à organiser vos événements sur place. Ils peuvent par exemple vous mettre en relation avec un traiteur pour mettre en place en afterwork, ou encore réserver un restaurant à l’occasion d’un dîner d’affaires. N’hésitez pas à déléguer cette logistique afin de vous consacrer pleinement à vos affaires.

Comment limiter les déplacements ?

Pour limiter vos voyages professionnels, il existe des solutions pratiques à mettre en place au sein de votre entreprise. Équipez-vous pour cela d’un système de visioconférence innovant et planifiez vos réunions à distance de façon simultanée avec plusieurs partenaires aux quatre coins du monde. Si vous ne possédez pas l’espace nécessaire pour cela, vous pouvez encore une fois vous rapprocher de services de location de salles de réunion équipées d’une visioconférence. Vous profiterez ainsi d’un espace optimisé uniquement lorsque vous en avez besoin, sans avoir à vous occuper de la maintenance au quotidien.